Интеграцията на ERP система е сложен процес, към който всички компании подхождат с голяма доза страх от провал, предубеденост и съмнения. Всички тези опасения се наслагват от многото примери на неуспешни интеграции със загубено време и най-вече похарчени големи суми.
За годините, през които интегрираме TOWERP в производствени предприятия, наблюдаваме едни и същи действия от страна на компаниите и се сблъскваме с идентични казуси, независимо от различията между индустриите.

Това е така, защото интеграцията на ERP система е преди всичко бизнес процес, трансформация, а не строго технологичен проект.

Какво научихме за тези години и кои според нас са деветте ключови стъпки за успешна интеграция.

1. Трябва да имате ясна стратегия

Какви са целите на компанията? Каква промяна искате да реализирате с интегрирането на конкретния проект?

Длъжни сме да отбележим, че стратегии като “Имаме нужда да подменим старата система” или “Нямаме система, а такава ни е необходима”, не са същинските стратегии на една компания, още повече в конкурентните времена, в които живеем и работим.

2. Не губете прекалено много време да избирате ERP доставчик

Няма да излъжем, ако кажем, че на голяма част от нашите клиенти им отнема между 4 и 12 месеца да изберат правилното за тях ERP решение. Няма да скрием също, че една малка част от тях не успяват да вземат решение дори след 1-2 години на проучване и понякога остават без внедрена система за дълъг период от време. В английския език има такъв израз, който си позволяваме да цитираме “analysis - paralysis”.

Времето, прекарано в подбор на доставчици и търсене на “най-подходящата” система, често пъти се оказва прекалено “скъпо”. Защо ли? Представете си, че инвестирате това време в реалната интеграция на софтуера. Колко по-ползотворно би било това за вашия бизнес?

Перфектното за всяка компания ERP решение се гради в процеса на интеграция.

Не бъдете спирачка за собствения си напредък!

3. По-добре качествена интеграция, отколкото качествен избор на ERP решение.

Тази стъпка е логично продължение на предходната. Опитът ни на интегратори и партньори на нашите клиенти показва, че времето отделено за добре обмислена и ефективна интеграция се отплаща в пъти повече, отколкото това, разходено в подбор и прекалено задълбочено анализиране на всяко едно решение на пазара. В интеграционния процес са ангажирани много хора от екипа на компанията, интегратори и разработчици, а понякога и външни консултанти. За да може да се използва капацитета на всеки един от тях по най-градивния начин, е много важно да се отделят необходимото време и средства.

4. Интеграцията не става с магическа пръчка

Всеки процес на трансформация има своите особености и минава през специфични трудности. Внедряването на ERP система не прави изключение от това правило и е добре да се въоръжите с търпение и солиден план на действие. Няма магическа пръчка, няма прост и бърз начин да приключите трансформацията. Изборът на гъвкава и адаптивна система и екип, на който имате доверие може да подпомогне процеса. Но няма да ви спести нуждата от адаптация към промяната, отстраняването на лоши практики в компанията ви, както и отпора на някои от служителите.

5. Заложете на реалистични очаквания

Внедряването на ERP система обикновено е дългоочаквано “събитие”, когато се отлага във времето или е неотложно, ако компанията е в началото на дейността си. Без значение кой от двата варианта е валиден, желанието на всички е максимално бързо да започнат работа със системата и да виждат ползите от инвестицията. В резултат, екипът на компанията е склонен да забързва някои етапи на интеграцията или да пропуска някой от тях. Практиката показва, че това е сериозна предпоставка за провал на самата интеграция и загуба на време и пари в края на целия процес.

За да бъде успешна интеграцията, е необходимо да си поставяте реалистични срокове за завършване на проекта. Препоръчително е да осигурите на екипа си и интеграторите нужното време:

• За справяне на ръководителите и техните екипи с периода на адаптация към промяната
• За правилната и цялостна миграция на данни
• За интеграция с други системи>
• За анализ и подготовка на отделните етапи

6. Гледайте на проекта като на Бизнес трансформация

Внедряването на ERP система обикновено е дългоочаквано “събитие”, когато се отлага във времето или е неотложно, ако компанията е в началото на дейността си. Без значение кой от двата варианта е валиден, желанието на всички е максимално бързо да започнат работа със системата и да виждат ползите от инвестицията. В резултат, екипът на компанията е склонен да забързва някои етапи на интеграцията или да пропуска някой от тях. Практиката показва, че това е сериозна предпоставка за провал на самата интеграция и загуба на време и пари в края на целия процес.

Често срещана грешка е внедряването на ERP система да се приема като чисто технологичен/ софтуерен проект, в него да се ангажират основно ИТ специалистите на компанията и мениджмънтът да се фокусира само върху технологичните изисквания към системата.

7. Подгответе се добре преди самата интеграция

В контекста на предходната стъпка, това, което е полезно да направите, за да бъде успешно внедряването и възвращаемостта на инвестицията ви да се реализира по-бързо е:

• Да планирате самото внедряване
• Да си дадете време след избора на партньор и доставчик на ERP системата преди старта на самата интеграция
• Да сформирате екип и да започнете предварителната подготовка на служителите си
• Заедно с интегратора да проектирате технологичната част и да постигнете съгласие по заданието
• Да се уверите, че всички участници в проекта имат ясна и единна визия за целите
• Дайте си необходимото време, не прибързвайте и не притискайте обстоятелствата

Направете крачка назад, за да можете да направите две стабилни крачки напред.

Повече за етапите, през които преминава интеграцията на TOWERP можете да прочетете тук.

8.Подберете правилния екип от хора

Често говорим за екипа от служители при самото внедряване. Това е един от първите въпроси, който обсъждаме още на първоначалните срещи. Именно защото правилно подбраният екип е ключов фактор за успеха на интеграцията. Както споменахме, това е процес на бизнес трансформация. Затова подберете в екипа хора, които са отворени към промени, познават много добре всички процеси и имат поглед върху цялостната картина в компанията. Освободете им време, за да могат да се фокусират върху интеграцията. Повече по темата можете да прочетете в тази статия.

9. Инвестирайте в управлението за справяне с бързо променящата се среда

Справянето с хората и тяхното противопоставяне на промените се оказва по-голямо предизвикателство за мениджърите от самото проектиране на технологичната част на проекта. Това показва нашият опит в последните години на интеграции в предприятия от различни индустрии. Успяваме да конфигурираме системата, въпреки различията в дейностите. Но истинският “препъни камък” за всички собственици на бизнес и ръководители на такива проекти се оказват самите служители, защото отказват да приемат, че някои дейности ще се правят по различен начин. 

Ако статията Ви е била полезна, но имате още въпроси, ние с радост ще Ви отговорим.