Интеграцията на ERP система е комплексен и всеобхватен процес, който изисква време, решителност и целенасочена подготовка.  Но най-вече, нужна е отдаденост от страна на служителите и управителите и ясна визия за желаните резултати.

В предходна статия разгледахме защо служителите имат решаваща роля за успешното внедряване на ERP. Нея можете да си припомните тук.

С настоящата статия искаме да продължим темата като се спрем на различните етапи, през които обикновено преминава един интеграционен процес и каква е ролята на служителите във всеки един от тях.

Когато вече имаме ясна представа кои са членовете на екипа по внедряване, идва ред на тяхното разпределение в различните етапи на интеграцията.

Екипът на ERP проекта в отделните фази

Етап на Проучване и анализ

Първоначалната среща поставя основата на успешен екип.Това първо събиране има за задача ясно да дефинира  целите на внедряването на ERP и да запознае екипа с етапите на проекта. Още в тази ранна фаза е препоръчително да се постигне консенсус по важни за компанията цели и решения.

Следват поредица от основополагащи срещи заедно с избрания доставчик на ERP, на които:

• Обсъжда се в детайли настоящата организация на предприятието
• Дефинира се ясно каква е стратегията за развитие и визията на компанията за усъвършенстване
• Набелязват се всички бизнес и производствени процеси и се преминава подробно през всеки един от тях
• Дефинират се затрудненията, проблемите и пропуските като се обсъждат потенциални решения за тях
• Изработва се органиграма, ако такава не е налична
• Предлагат се решения на всеки казус
• Описват се последващите действия, които екипът и избраният доставчик трябва да извършат

В този ред на мисли, ERP системата ще може да оптимизира производството само, ако мениджмънтът на компанията е поставил ясна бизнес стратегия, която е добре комуникирана с екипа и се следва от всички.

Ролята на този начален етап от интеграцията често се подценява. Именно на този етап се проявяват лидерските умения на ръководителя на проекта и силната ангажираност и компетентност на целия екип.

Тук е моментът, в който можете да си отговорите на следния въпрос:

“Как ще използваме тази ERP система?” или “Какво е нужно, за да бъдем по-конкурентни?”

Етап на Настройка

Каква е ролята на екипа на този етап?

На този етап от проекта и двете страни имат доста техническа работа.

Доставчикът на ERP започва същинската настройка на софтуера като конфигурира отделните модули, съобразно избраните функционални решения на конкретни проблеми. Това е и моментът за трансфер на данни.

Екипът на проекта, от своя страна, трябва да структурира артикулите в номенклатурата. На този етап се извършват същинските промени на съществуващата до момента структура на артикулите. Това е основополагаща задача, при която за част от служителите е трудно да преминат от добре познат метод на именуване и номериране към нов, по-оптимизиран такъв.

Много важно на този етап е разбирането, че добре подредената номенклатура е основна част от добре подредена ERP система.

Решаваща роля за своевременното изпълнение на тази част от проекта има авторитетът на ръководителя и вътрешната убеденост на екипа, че промените са необходими и логични.

Качествено свършената работа на този етап е предпоставка за ефективност в последващите етапи и значително съкращаване на сроковете за интеграция. Практиката показва, че екипът се затруднява и губи най-много време именно с тази задача.

Етап на Валидиране

На този етап доставчикът настройва пилотната система. Съвместно с екипа от предприятието анализират системата, маркират проблемите на принципа “ефект на гърлото на бутилката” и правят предложения за подобрения. След разработка, внесените подобрения се тестват и отново се прави анализ на постигнатите оптимизации.
Служителите на компанията вече трябва да могат да се справят с новата система, преди да започнат реално да я използват. Важна част от интеграцията на ERP е да се планира и реализира обучението на потребителите.

За да се минимизират усилията и разходите е най-добре ключовите потребители да се обучават от ERP доставчика и след това те да предават знанията си на всички останали потребители. Препоръчително е обученията да се правят на тестова среда, но с реални данни и да се разглеждат реални процеси и казуси.

Правилната комуникация между двата екипа е много важна. Необходима е пълна ангажираност на екипа от компанията, често те са изцяло заети с проекта и не могат да изпълняват обичайните си задължения в предприятието.

Етап на Финално внедряване и предаване на системата

За край на проекта се смята моментът, в който всички участници започнат да използват новата система при изпълнение на ежедневните си задължения. Това е ключов момент, защото софтуерът трябва да отговаря функционално на нуждите на всички потребители по веригата. По правило в този момент винаги присъстват представители на доставчика на  ERP, за да се гарантира успешен старт.

На тази последна фаза от интеграцията се реализира и обучението на всички потребители в предприятието. Тук става ясно до каква степен ключовите потребители от екипа са подготвени да оказват съдействие на своите колеги и се избират тези от тях, които ще им помагат при нужда и занапред.

След приемането на системата, ERP интеграцията е завършена.

Проектен екип с фактор за успех

В обобщение може да се отбележи, че интеграцията на ERP е сложен процес и крие своите рискове. Въпреки това, при правилно подбрани отговорници, притежаващи необходимите умения и лични качества,  добра организация от самото начало и тясно сътрудничество с доставчика на ERP, рисковете намаляват значително. Така или иначе - хората са и ще останат фактор номер 1 за успех при интеграцията на  ERP система. Ако е възможно да се включат служителите в процесите на вземане на решения и разберат ползите от нововъведенията, инвестицията ще има голяма възвращаемост.

Повече за процеса на интеграция, който предлагаме на нашите клиенти, можете да научите: тук