Без значение дали използвате специализиран софтуер или организирате работата на компанията си на хартия, организацията и структурата на номенклатурата от артикули e от голямо значение. Добре организираната номенклатура от продукти може да допринесе много за ефективността на вашите служители и да им помогне да не допускат грешки.

Какво са номенклатура и артикулен номер?

Отделните единици в номенклатурата са артикули и всеки един от тях трябва да има свой собствен артикулен номер, наричан още: моделен номер, продуктов код или SKU (Stock Keeping Unit).

Важно е да не ги бъркаме със серийните/заводските номера, които са уникалните номера за всяка бройка от съответното изделие.

За съжаление при изграждането на номенклатура няма ясни правила, но има добри практики, които от своя страна трябва да бъдат адаптирани към нуждите на конкретната компания.

Как да организирам категориите и артикулите?

Първото нещо, над което да се замислите, е кои са артикулите във вашата компания и как те са разделени на групи/категории.

Ето един пример за категории от най-високо ниво и примерни кодове, с които да започват:

• 10 - 19 - Готова продукция
• 20 - 29 - Заготовки
• 30 - 39 - Други
• 40 - 89 - Материали
• 90 - 99 - Услуги и други без следене на наличности

Да, но какво са категориите?

Всяка уникална стока или услуга трябва да има собствен номер. Така например, ако имате един модел тениска в 3 цвята и 5 размера ще имате общо 15 уникални номера, които могат да бъдат организирани в една категория за модела тениска или в 3 отделни - по една за всеки цвят.

Представете си, че всеки един артикул има своя собствена документация със снимка и тя се побира на един лист. Листовете се прибират в папка, папките се подреждат в по-голяма папка (класьор), която може да бъде сложена в друг класьор. Големият класьор се намира на определен ред на етажерката със свой номер, а отделните етажерки също са номерирани. Ако трябва да намерите информация за определен артикул и не знаете къде точно се намира, как бихте подходили?

Нека да разгледаме примера с тениската. Тук структурата би могла да изглежда така (в скоби е кодът на категорията/артикула):

• (10) Тениски
  
  • (01) Памучни тениски
    
    • (315) Памучни тениски модел 315
      • (01) Памучни тениски модел 315 - червени
        • (02) Памучни тениски 315 - червени - S
        • (03) Памучни тениски 315 - червени - M
        • (04) Памучни тениски 315 - червени - L
        • (05) Памучни тениски 315 - червени - XL
        • (06) Памучни тениски 315 - червени - XXL

Така всяка категория носи достатъчно информация, но не е прекалено раздробена. Цялата тази информация може да бъде закодирана в уникалния номер на всеки артикул.

Ето как би изглеждал артикулният номер (SKU) например за Памучна тениска модел 315, червена, размер L - 10013150104.

Кои са добрите практики и правила при генериране на номерата?

• Никога не започвайте кода с 0. Когато експортирате документа към таблици (excel, sheets), те автоматично премахват нулата и това води до объркване.
• Артикулните номера трябва да са между 6 и 13 символа. Точното количество зависи от разнообразието от артикули, с което работите.
• Номерата могат да бъдат цифри или комбинация от цифри и букви. Използването на букви ги прави по-четливи за хората, но ако решите да ги печатате като баркодове, трябва да имате предвид, че буквите заемат повече място и съответно баркодът ще е по-голям.
• Ако използвате букви и цифри в кода, буквите са в началото.
• Буквите трябва да са на латиница.
• Не използвайте каквито и да е символи, както и буквите O, I и L
• Ако даден продукт е изчерпан, артикулният му номер НЕ трябва да бъде използван никога повече за друг продукт.
• Не използвайте кодовете на доставчиците за ваши собствени.
• Смислените кодове помагат, но не се опитвайте да закодирате прекалено много информация в тях. Мястото на описанията е в системата.
• Отделете време да разработите политиката си за артикулни номера наведнъж като предвидите опции за бъдещото ѝ разширяване. Промяната ѝ след време не е препоръчителна и води до грешки.
• Ако отделните части на генерираните от вас артикулни номера имат специфично значение, бъдете сигурни че сте предвидили достатъчно позиции за всяка секция. Например:
  аabbccddее , където значението на секциите е:
  • аа - главна категория
  • bb - състав
  • cc - модел
  • dd - цвят
  • ее - размер
  След време може да се окаже, че в дадената категория имате повече от очакваните 99 модела и да се наложи да промените цялостната структура на кодовете си.

Веднъж създадена структурата на номенклатурата, тя трябва да се използва и спазва от всички служители. Имплементацията на специализиран софтуер в компанията може да автоматизира този процес в голяма степен. Правилно попълнените кодове на категориите и настройки за минимална дължина на номерата на продуктите ще позволи на системата да генерира автоматично тези номера, така че те да отговарят на политиката на компанията.

Повече информация за модула Номенклатура на TOWERP можете да намерите тук.

Ако статията Ви е била полезна, но имате още въпроси, ние с радост ще Ви отговорим.