Интеграцията на ERP система е сложен процес, който може да донесе както технологични, така и мащабни организационни промени.

За успешното внедряване на ERP система екипът от интегратори има водеща роля. Особено в малките и средни предприятия, където бюджетът и човешките ресурси често са ограничени, сътрудничеството от страна на служителите е от съществено значение.

Успехът на интеграцията зависи от хората

Съставът на екипа за внедряване на ERP зависи от различни фактори. Необходими са личности, които са в състояние:

• да познават особеностите на наложените практики в компанията
• да могат да анализират бизнес процесите и да са наясно с тях
• да могат да вземат решения
• да приоритизират правилно
• да координират работата с доставчика
• да намалят неудобството за останалите служители

Ако хората от екипа имат опит в управлението на проекти, това значително би повишило ефективността при внедряването. Спазването на ограниченията във времето и бюджета са от съществено значение.

Най-важните роли в екипа са ръководителят на проекта и ключовите потребители.

Не всеки служител е подходящ за тези длъжности. Изискват се както определени професионални, така и личностни качества.

Изберете правилно мениджъра на ERP проекта

Въвеждането на ERP обикновено се извършва паралелно с текущата работа.

Това автоматично означава, че ще има допълнително натоварване за отделните служители за определен период от време. В организационно отношение обаче трябва да се гарантира, че екипът, който се занимава с интеграцията, ще има достатъчен капацитет да се концентрира изцяло върху ERP проекта.

Каква е ролята на мениджъра?

• Основната му задача е изборът на правилните хора в екипа
  Служителите трябва да са в състояние да поемат допълнителните задачи по проекта и да разбират нуждата и ползите от интеграцията на подобна система.
• Ръководителят на проекта координира всички членове на екипа и процесите по време на внедряването
  Съответно тази длъжност трябва да бъде заемана от служител, който има поглед над състоянието на проекта през цялото време, има правомощия да взима решения, владее управлението на такъв тип задачи и има лидерски умения. В най-добрия случай избраният мениджър има и добри технически познания, но това не е задължително условие.
• Ръководителят трябва да има широк поглед над всички отдели в компанията
  Често срещана грешка е да се запълни ролята на ръководител проект с човек, който има едностранно мнение. Например, ако той е ИТ специалист, то със сигурност ще има ясен ИТ фокус и перфектни технически познания, но ще пропусне основни теми и процеси, засягащи различни аспекти от бизнеса.
• Наред с всеобхватния поглед, мениджърът трябва да е достатъчно близо до оперативната дейност и да я познава добре
  Точно поради тази причина, често хората от висшето ръководство са лош избор за ръководители на същинския проект по внедряване
• Отговорният за проекта служител трябва да се ползва с уважението на всички свои колеги
  Внедряването на ERP не е изцяло ИТ проект, а обширна задача, водеща до много промени за компанията. Естествено, конфликти на интереси възникват непрекъснато в хода на работата, и те трябва да бъдат разрешавани именно от ръководителя на проекта.

Изберете правилно ключовите потребители

• Ключовите потребители също играят важна роля при въвеждането на нов бизнес софтуер. Те са връзката между ИТ специалистите и оперативните отдели. Тяхната задача е да представляват своя отдел и да описват специфичните процеси, както и често се грижат за обучението на колегите си. Тесните специалисти не са подходящи за тази роля. Ключовите потребители трябва да са запознати както със специфичните за отдела си дейности, така и с дейностите на другите отдели.
• Ключовите потребители трябва да имат правомощия да вземат решения в началната фаза от внедряването на ERP. За целта те имат нужда от достатъчно време, което да посветят изцяло на проекта.
• Ключовите потребители трябва да са опитни и отворени за нови идеи служители. Препоръчително е те да са в добри отношения и да са уважавани от колегите си - това води до намаляване на съпротивата.

Съпротивата и страхът от промяна са основните спънки по пътя към бързо и ефективно внедряване на ERP система. Затова е важно служителите да разберат, че положените по време на интеграцията усилия, в последствие ще донесат полза на всички.
Един от основните фактори за успешно внедряване на софтуер за оптимизация на бизнес и производствените процеси е именно екипът от служители.

В следваща статия ще обърнем внимание на ролята на служителите в отделните етапи от интеграция.

Повече за процеса на интеграция, който предлагаме на нашите клиенти, можете да научите: тук